Технологія відкритого простору
інструкція для ефективного використання
Технологія Відкритого Простору – це простий, універсальний та ефективний метод проведення нарад, зборів, конференцій та зустрічей для груп кількістю від 7 до кількох тисяч учасників. Тривалість Відкритого Простору може бути від 4 годин до кількох днів.

Цю технологію застосовують з різною метою – вирішення управлінських, навчальних чи творчих завдань, обговорення певних питань, вирішення проблем чи прийняття рішень. Хоч учасниками таких зустрічей часто є люди різні за спеціалізацією, поглядом на обрану проблему та темпераментом, Відкритий простір надає можливість всім прийняти участь у обговоренні різних аспектів спільної актуальної для всіх учасників теми та у процесі прийняття рішень.

Час і «територія» у Відкритому Просторі структуровані таким чином, що люди самі організовують свою роботу, обговорення, навчання чи планування. Кожен з учасників Відкритого Простору працює саме над тими завданнями, які для нього є цікавими та актуальними і за які він готовий нести відповідальність. В основі цього методу лежить здатність людей до самоорганізації.
ТРОХИ ІСТОРІЇ
Перший захід у форматі Відкритого Простору відбувся у 1985 році, під час Третього міжнародного симпозіуму з організаційної трансформації у Монтере (штат Каліфорнія, США). Відтоді метод застосовувався в різноманітних організаціях з широкого спектру питань у понад 80 країнах.

Наприклад, за допомогою технології відкритого простору у літакобудівній компанії "Боїнг" було розроблено принципово нову конструкцію дверей літака, над якою перед тим безуспішно билися конструктори організації; американський концерн телефонного зв'язку АТ&Т за дуже короткий час розробив проект павільйону для Олімпійських ігор 1996 р. в Атланті; акціонерне товариство "Німецька залізниця" ("Дойче Бан АҐ") спланувала процес злиття з іншим підприємством транспортного обслуговування.

Відкритий простір часто використовують для проведення конференцій та форумів, як формат «не-конференції» - коли відповідальність за зміст заходу покладена на його учасників. У корпоративному форматі ВП використовують зокрема й для проведення загально організаційних стратегічних сесій чи для вирішення конкретних бізнес-завдань. В Україні Відкритий Простір застосовується вже понад 10 років.

ПРИНЦИПИ ВІДКРИТОГО ПРОСТОРУ

Всі хто прийшли, саме ті, хто мали прийти...
...нагадує учасникам, що їм не потрібен голова правління та ще 100 осіб для того, щоб досягнути цілі; для цього потрібно лише ті, хто турбуються або піклуються про результат
Все починається тоді, коли має початися…
…нагадує учасникам, що "дух та креативність не мають робочого графіку"
Все, що відбувається, саме те, що має відбуватись…
…нагадує учасникам, що все, що відбувається є реальним і жодні скарги та пересмикування не можуть змінити цю ситуацію. Прийміть цю ситуацію та спробуйте отримати максимальну користь в поточній реальності
Все відбувається там, де має відбуватися…
…нагадує учасникам, що простір є усюди та завжди. Будь ласка, будьте свідомі цього
Якщо кінець, то кінець. Якщо не кінець, то – не кінець…
… нагадує учасникам, що ми ніколи не зможемо увити собі скільки часу нам потрібно для вирішення того чи іншого завдання або завершення тієї чи іншої розмови. Не поспішайте тому, що у вас на дискусійно сесію заплановано 30 хвилин. Вирішуйте завдання!
У відкритому просторі діє один закон – закон мобільності. Ви можете ініціювати тему обговорення. Але якщо в ході розмови ви зрозумієте, що у групі ви не можете ані привнести щось корисне, ані навчитися чомусь новому – не стримуйте себе, а шукайте групу, де зможете реалізувати саме ваші потреби.

Час від часу учасники можуть поводитися як ліниві коти – ходити пити каву, дихати свіжим повітрям, ходити на перекур, тинятися без діла, а можуть бігати з однієї групи в іншу, ініціювати обговорення, розповідати про результати і відкриття в інших групах. Перших можна умовно назвати – метеликами, других – бджілками. І перші, і другі для динаміки та для результатів відкритого простору є надзвичайно потрібні. Метелики можуть видати несподівану ідею, а бджоли зможуть її розкрутити у динамічне обговорення.
У відкритому просторі є просте попередження – будьте готовими до несподіванок! Адже рішення проблеми можуть бути несподіваними в результаті діалогу і щирого бажання вирішити проблему.
ПЕРЕБІГ ВІДКРИТОГО ПРОСТОРУ
Підготовка
Вибір теми Відкритого Простору
Перше, що треба зробити для підготовки Відкритого Простору, визначити, що конкретно ви хочете досягти. Бажано сформулювати ваш намір у вигляді запитання. Для того, щоб Технологія Відкритого Простору спрацювала, вона має ґрунтуватися на реальній бізнес-проблемі, яка справді хвилює тих, хто буде залучений в роботу.

Учасники
Хто має прийти на Відкритий Простір та як залучати людей? Учасниками Відкритого Простору мають стати ті, кого справді турбує тема Відкритого Простору.

Запрошення
Мета запрошення на Відкритий Простір - стимулювати уяву та творчий потенціал учасників, щоб вони вони могли оцінити важливість питання, яке розглядатиметься, а також відчули щиру зацікавленість темою заходу.

Тривалість заходу
Одноденний Відкритий Простір сприяє доброму обміну ідеями та думками.
Дводенний Відкритий Простір дає можливість вивчити з різних боків питання, щоб розробити найкращі рішення та рекомендації.
Триденний відкритий простір дозволяє зануритися у проблему, розробити рекомендації та спланувати наступні кроки.

Місце проведення
Важливо, щоб організатори забезпечили належні умови для мобільності учасників та їх продуктивної роботи: пересувні стільці, стіни, на яких можна кріпити матеріали. Це ж стосується і харчування: фрукти, овочі, горіхи, максимально свіжа їжа, яка враховує індивідуальні особливості учасників
Проведення
  • Вступне коло (opening circle)
  • Пояснення принципів та закону відкритого простору
  • Дошка оголошень
  • "Ринкова площа"
  • Робота дискусійних груп
  • Рефлексія
  • Планування наступних кроків
  • Завершальне коло
Супровід
Супровідна зустріч
Аналіз результатів, планування наступних активностей за результатами відкритого простору
КОЛИ ВІДКРИТИЙ ПРОСТІР ДОРЕЧНА ТЕХНОЛОГІЯ?
Гарісон Оуен, автор Технології Відкритого Простору, пояснює, що його підхід найкраще працює, коли збережено такі критерії щодо питання, яке виноситься на обговорення підчас ВП:
  1. Реальна бізнес-проблема, яку слід вирішити;
  2. Складність завдань, які слід виконати, або результатів, яких слід досягти
  3. Різноманіття учасників залучених та необхідних для вирішення питання;
  4. Реальний або потенційний конфлікт в значенні, що люди справді піклуються про центральне питання/мету відкритого простору;
  5. Терміновість в значенні, що діяти слід було ще вчора.
ЯК ВИГЛЯДАЄ РОБОТА ВІДКРИТОГО ПРОСТОРУ?
ЗАХОДИ, ПОДІЇ У ФОРМАТІ ВІДКРИТОГО ПРОСТОРУ
Made on
Tilda